Como crear una politica de viajes corporativos que incluya transfers

Una política de viajes corporativa bien definida para transfers no es burocracia — es la diferencia entre un gasto controlado y uno que crece sin que nadie se dé cuenta. Esta guía te explica cómo estructurarla.

Por qué necesitas una política de transfers

• Sin política: cada empleado reserva lo que quiere, como quiere, con quien quiere.
• Con política: precios negociados, facturas deducibles, gasto predecible y empleados que saben qué se espera de ellos.

Los elementos de una política de transfers efectiva

• Quién puede reservar: todos los empleados, solo managers, solo viajes internacionales. Define el límite.
• Proveedor preferente: un solo proveedor con tarifa acordada simplifica todo. Ridezio permite cuentas corporativas multi-usuario.
• Tipo de vehículo por nivel: Economy para empleados, Business para directivos, Executive para alta dirección y clientes externos.
• Antelación mínima: reserva con 24-48h. Sin reservas urgentes de última hora salvo emergencias justificadas.
• Proceso de aprobación: ¿quién aprueba reservas superiores a X euros? Define el umbral.
• Reporte y facturación: factura en nombre de la empresa, con CIF y desglose por empleado o proyecto.

Estructura de vehículos por nivel jerárquico

Cómo implementarla sin resistencia interna

• Explica el "por qué": no es recorte, es optimización. El ahorro se puede reinvertir en beneficios para empleados.
• Simplifica el proceso: si reservar con la política es más fácil que sin ella, la adopción es automática.
• Mide y comparte: publica mensualmente cuánto se ha ahorrado. Genera cultura de gasto responsable.

Las empresas con travel policy definida para transfers ahorran entre el 20% y el 35% frente a las que no la tienen. El ROI de redactar un documento de 2 páginas es muy difícil de superar.